A gestão do tempo é um enorme desafio para os empresários. Você tem muitas tarefas de uma vez só, e priorizar e controlar tudo pode ser assustador, para dizer o mínimo. Estas quatro dicas podem ajudá-lo a equilibrar tudo.

1. Foque nas atividades que tem Alto Impacto

No topo de gerir o seu próprio tempo, você também precisa de gerir as prioridades de todos os que relatam a você. Isto é onde um funcionário top pode fazer o seu trabalho muito mais fácil de compreender e antecipar as suas prioridades. No outro lado, é também onde um funcionário que não mostra esse entendimento deve levantar uma bandeira para que você possa encontrar uma outra maneira de se comunicar essas informações para que eles se alinhem com você o mais rápido possível.

Mesmo que sua equipe entende prioridades, há sempre os incêndios inevitáveis e distrações diárias, levando todos nós longe de nossas metas de longo prazo. Quando alguém na minha equipe me pergunta como priorizar na hora de lidar com essas distrações de curto prazo, eu faço esta pergunta: “O que posso fazer hoje que terá o maior impacto no nosso negócio?”.

Ao pensar no que gera o maior impacto dá permissão para que as pessoas se concentrem em um grande problema que pode demorar um pouco mais de tempo para resolver. Ao contrário de várias questões menores, que se são fáceis de resolver, mas provavelmente podem esperar.

2. Atacar ou Adiar

Alguns funcionários vão dizer que gostariam de se concentrar nessa tarefa de alto impacto, mas simplesmente não pode devido a interrupções diárias, “de combate incêndios”. É importante para essas pessoas entender o que eu chamo de “Atacar ou Adiar”

Assim como ela soa, isto significa que se você não pode lidar com um pedido imediatamente, você simplesmente adia para um momento futuro. Esse adiamento pode ser seu mesmo (agendar a tarefa para um momento futuro) ou pode encaminhar a atividade para um colega.

Não cometa o erro de assumir esta é uma prática comum. Você precisa se comunicar ativamente essa expectativa com todos em sua equipe. A métrica de desempenho como “tempo de resposta de 24 horas para todos os inquéritos internos e externos” é uma boa maneira de manter sua equipe responsável por responder rapidamente, mesmo se a sua resposta é um pedido de mais tempo vs uma resposta completa.

A maioria das pessoas no final de espera de um pedido vai aceitar um pouco mais para uma boa resposta, desde que você reconheça que você já viu o pedido e, em seguida, fornece um cronograma para uma resposta.

3. Dizer Não

Outra falha na gestão do tempo comum é a incapacidade de dizer não. Isto é onde a questão do “o que terá o maior impacto no nosso negócio” pode voltar a ser útil em termos de ajudar um empregado se sentir habilitado a declinar um almoço com um fornecedor quando se corre contra um prazo em alguma atividade.

4. Medir o tempo

Se priorização foi abordado e seus funcionários ainda estão perdendo prazos e métricas de resposta, você precisa descobrir onde o seu tempo realmente está sendo gasto.

Inúmeras ferramentas de controle de tempo podem ajudar você e seu empregado ver onde o tempo diário está sendo despendido. Você pode descobrir que o funcionário em questão está preso em reuniões durante quatro horas por dia, sem o seu conhecimento.

Traduzido e adapto de http://www.inc.com/tanya-hall/4-things-productive-entrepreneurs-do-every-day.html

Nunca deixe para depois

As ligações, e-mails, pedidos chegam e você pensa “depois eu vejo isso…”?! Então é justamente o oposto que você deve fazer. Quando uma tarefa chegar até você, você deve 1. Lidar na hora ou 2. Delegar ou 3. Deletar. E não se preocupar mais com isso. Simples não?!

Engula o sapo de cara

Nós tendemos a procastinar aquela tarefa mais chata, mais desagradável de fazer. E uma ótima maneira de protelar aquela tarefa indesejável é fazer as outras pendências num ritmo mais lento. Então esse dica é engolir o maior sapo do dia, logo de cara! Assim, todas as outras tarefas serão fáceis de realizar, e você tira elas de letra.

Lute Contra a Tirania do Urgente

A Tirania do Urgente se refere a tendência de pequenas coisas que precisam ser feitas o quanto antes, mas que não são realmente as coisas mais importantes. Você acaba fazendo várias pequenas tarefas urgentes, mas de pequeno impacto. A chave aqui é deletar ou delegar. Assim você se livra rapidamente dessas pequenas distrações e consegue focar nas tarefas que realmente importam.

Diga Não

Não é uma palavra muito poderosa que você deve usar todo santo dia. Foi Steve Jobs quem disse: “A melhor coisa que você pode fazer é dizer não”. Diga não a tudo que você não tem certeza de que é realmente bom ser feito. Aqui no Produzza nós tentamos ir mais além: se qualquer tarefa não nos empolgar a ponto de falar “bora fazer isso agora!”, nós dizemos não (mas não é fácil fazer isso sistematicamente).

Verifique seu e-mail em horários pre-definidos

Verificar toda hora o e-mail gera muita interrupção, e estamos cansados de saber que interrupção mata a nossa produtividade certo? Então defina um horário para ver os e-mails. Busque o ideal para o seu caso. Eu particularmente gosto de ver meus e-mails às 11h e as 16h. As 11h eu começo a ficar com fome e perco um pouco o foco, então o e-mail acaba sendo uma boa opção. As 16h é a hora do lanche da tarde, que eu também perco um pouco o foco. Ache o horário certo pra você.

Foque Em Uma Coisa de Cada Vez

Fazer vários coisas ao mesmo tempo acaba com a produtividade de qualquer pessoa. Então faça uma lista com as tarefas que você planeja atacar nas próximas horas, e ataque uma de cada vez.

Evite Interrupções de Telefonemas

Uma das interrupções que mais acabam com a produtividade é ter que atender ao telefone. Você tem que mudar seu foco, atualizar todo o contexto para conseguir atender a outra pessoa corretamente. E quando você desliga o telefone você nem sabe mais o que estava fazendo antes. Então se possível, define um bloco de tempo apenas para atender ao telefone. E combine com a secretária, ensine-a a recomendar a toda pessoa que liga para ligar novamente no horário definido, ou, se for realmente urgente, então ela verifica contigo antes se você consegue atender.