11 Estratégias para Trabalhar Com Inteligência ao invés de Trabalhar Mais

“Trabalhe de forma inteligente, não mais.”

As possibilidades são, que você já ouviu essa frase antes – e, provavelmente, mais de uma vez. A filosofia por trás de trabalhar “inteligente” é maximizar a sua produtividade quando você está trabalhando de modo que você pode obter mais material feito em períodos mais curtos de tempo.

A maioria de nós usa listas de afazeres para acompanhar o que temos de fazer. Estas listas são formas soltas de medir o quão produtivo somos: Quando nós cruzamos com sucesso tudo de nossa lista, sentimo-nos realmente muito realizado.

11 Dicas para obter através de sua lista de coisas a fazer Faster

1) Escolha um aplicativo de afazeres que funciona para você.

Não me interpretem mal: eu sou um grande fã de boa caneta e papel. Mas se você quer carregar um caderno ao seu redor onde quer que vá, não faz sentido usar um aplicativo de lista de tarefas ou ferramenta que sincroniza em todos os seus dispositivos? Dessa forma, você pode acessar seus itens a fazer sempre e onde quer que você precisa, se você está em sua mesa, em uma reunião ou em uma viagem de negócios.

Há uma série de aplicativos e ferramentas de lista de afazeres lá fora, embora … então, quais são os melhores dos melhores?

Na verdade, o melhor para você depende inteiramente do seu estilo de trabalho e preferências pessoais. Aqui está uma lista com 5 das melhores ferramentas Lista de tarefas e aplicativos. A escolha da equipe Produzza é o Todoist, funciona em qualquer ambiente que você queira (Windows, iOS, Android, Windows Phone, Gmail, etc), e a versão gratuita é suficiente para a maioria dos casos.

2) Escreva a sua lista de coisas a fazer no dia anterior.

Quando você planejar o que você vai fazer no dia anterior, algumas coisas boas acontecem.

Em primeiro lugar, você será capaz de mergulhar de cabeça na sua lista de tarefas logo quando chegar no trabalho, pela parte da manhã, que é um dos momentos mais produtivos do dia.

Em segundo lugar, planejar o seu dia com antecedência pode ajudar a detectar obstáculos à frente do tempo, o que pode ajudar a reduzir o tempo total que você gasta trabalhando em um projeto.

Finalmente, sabendo que o dia seguinte está devidamente planejado, isto ajudará você a relaxar e ter uma boa noite de sono. E todos nós sabemos que uma boa noite dormida é essencial para aumentar a sua produtividade, sua saúde, seu bem estar em geral.

Antes de ir para casa do trabalho a cada dia, passar alguns minutos olhando por cima do seu calendário para o dia seguinte e escreva uma lista de coisas a fazer – talvez usando esse novo favorito aplicativo ou ferramenta de lista de tarefas.

3) Separe suas tarefas pessoas e do trabalho

Quando você está no escritório, você não deve se preocupar com a limpeza do forno, alimentando a sua chinchila, ou pegar um cartão de aniversário para a sua mãe. Da mesma forma, quando você está em casa, você deve fazer o seu melhor para desligar e estar presente no momento – sem se preocupar com esses prazos de trabalho iminentes. Nós todos sabemos que há sempre mais você poderia estar fazendo, mas você vai ser mais feliz e mais produtivo se você se concentrar no trabalho quando você está no trabalho e na vida real, quando você está em casa.

A maneira mais simples de separar seu trabalho e listas pessoais-a fazer é, mantendo várias listas separadas nas mesmas ferramentas ou aplicativos. Ou se você achar que é difícil manter o foco em um ou o outro quando eles compartilham um aplicativo ou ferramenta, você pode usar diferentes ferramentas ou aplicativos para cada parte de sua vida.

4) Mantenha uma lista do “NÃO FAZER”.

Aqui está um truque de produtividade que vai ajudá-lo a se concentrar no que realmente importa: Remova todos os itens da sua lista de tarefas que você provavelmente não vai fazer e coloque-os em uma lista de “NÃO FAZER”. Dessa forma, você não está desperdiçando nenhum tempo com as coisas que realmente não importam. Isso vai ajudá-lo a priorizar os itens da lista mais urgentes e passar por tudo mais rápido.

Além do mais, você provavelmente vai se sentir menos estressado sem essas coisas menos importantes que paira sobre sua cabeça.

5) Mantenha-se responsável por compartilhar a sua lista de afazeres.

Não é só partilhar a sua lista de tarefas com os colegas uma grande maneira de colaborar, mas também é uma ótima maneira de manter-se responsável. Tendo que compartilhar sua lista de afazeres com os outros em primeiro lugar irá forçar você a passar algum tempo priorizar suas tarefas e pensar através de qual deles você vai ser capaz de completar.

Há uma série de maneiras diferentes para partilhar a sua lista de tarefas com seus colegas. Uma maneira comum é uma reunião rápida de 10 minutos ao começar o dia. Se nos encontramos repetindo a mesma tarefa durante uma série de dias consecutivos, torna-se claro para nós mesmos e nossos colegas que nem precisa de priorizar essa tarefa para fazê-lo, ou reavaliar se realmente precisa ser feito em primeiro lugar.

6) Agende blocos de tempo no seu calendário para executar seus afazeres

Quando você literalmente reservar blocos de tempo no seu calendário para executar tarefas específicas, ele pode ser muito mais fácil se concentrar e fazer o seu trabalho mais rápido. Além disso, ele impede que outras pessoas criem  reuniões com você durante esse tempo. Precisa fazer alguma preparação de última hora para uma apresentação às 16h? Aloque  1-2 horas da manhã ou depois do almoço para que ninguém lhe incomodar durante esse tempo. Precisa fazer alguma pesquisa antes de uma chamada importante?Bloquear a meia hora antes da chamada é iniciada.

Mesmo se você não tem um projeto específico que pretende atacar, você ainda pode bloquear o tempo para cruzar as coisas da sua lista de afazeres.

7) Foque em tarefas similares no mesmo tempo (ou o multi-tarefas acaba com a produtividade)

Já se viu  fazendo pesquisa de um minuto, e encontrou-se escrevendo um e-mail no outro? Perpetuamente mudando seu foco pode adicionar até um monte de tempo perdido. Na verdade, um estudo realizado pela American Psychological Association descobriu que o deslocamento entre as tarefas faz com que barreiras mentais temporárias se intensifiquem, esgotando a nossa produtividade em até 40%.

Em vez de completar tarefas que vão aparecendo, considere fazê-las em lote. Este é um prático gerenciamento do tempo em que você toma tarefas semelhantes – como responder e-mail, agendamento de seus tweets , e assim por diante – e “lotei” juntos para fazê-las mais rapidamente. Por exemplo, você pode reservar uma hora todas as manhãs para ler e escrever e-mails. Ou, talvez você dedica suas manhãs de sexta-feira para escrever no blog.

 

8) Remova distrações físicas

Distrações como notificações, telefonemas, e de ruído no escritório pode torná-lo muito mais difícil de obter através de sua lista de tarefas rapidamente. Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, Irvine descobriu que um trabalhador de escritório típico recebe apenas cerca de 11 minutos de trabalho feito entre cada interrupção, ao mesmo tempo que leva uma média de 25 minutos para voltar para a tarefa original depois de uma interrupção.

Há tanta coisa que você pode fazer mentalmente para eliminar essas distrações. A primeira delas é silenciar seu telefone para notificações de aplicativos como Facebook, Twitter, Instragram, WhatsApp. 

Uma outra técnica que funciona muito, é planejar uma ou duas horas para ligações. Ensine a sua secretária a filtrar ligações urgentes das não urgentes. Para as não urgentes, seu contato deve ligar mais tarde, ou você liga para ele mais tarde. Isso diminui drasticamente as interrupções, consequentemente, aumenta a sua produtividade.

9) Trabalho em sprints, seguidos por períodos de descanso.

Existem várias técnicas de sprint-e-descanso lá fora, mas a Técnica Pomodoro é um dos favoritos. É uma técnica de aumento de produtividade desenvolvido por neurocientistas que podem ajudá-lo a se concentrar por períodos mais longos, evitar distrações, manter a maior energia ao longo do dia, e reduzir os níveis de estresse.

A Técnica Pomodoro é tudo sobre aproveitando nossos ritmos naturais de energia e fadiga. Eis como funciona: Você trabalha em intervalos de 90 minutos, seguido de 30 minutos de descanso entre cada intervalo. Por quê? Estes prazos são baseados em nossos ritmos “ultradian”, que são os intervalos biológicos 120 minutos nossos corpos operam em ao longo de um determinado dia. Estes intervalos de 120 minutos são divididos em uma série de picos, quando estamos sentindo energizado, e depressões, quando estamos sentindo cansado.

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Quando você trabalha em intervalos de 90 minutos, você está trabalhando, quando sua energia é mais alto, e descansando quando a sua energia é baixo para que possa recarregar e voltar a ser produtivo.

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  • Amarelho é quando você trabalha e cinza quando descansa.

O ponto aqui é não lutar contra os tempos do dia em que nós naturalmente estamos cansados. Em vez de trabalhar contra os nossos corpos, carregando-se com a cafeína, comer alimentos de açúcar, ou simplesmente “morder a bala” e trabalhar com o cansaço, estamos trabalhando com nossos corpos para tirar descansos quando precisamos deles.

Você pode manter o controle do tempo por apenas mantendo um olho no relógio, mas se você preferir usar um temporizador desktop, meu colega Scott Tousley sugere usando Pomodoro One para Mac ou Tomighty para Windows. É tão fácil quanto apertar início e parada.

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10) Recompense-se para concluir tarefas.

Se o descanso não é suficiente para mantê-lo focado durante os períodos de trabalho, tente usar um sistema de recompensas. Depois de bater três itens da sua lista, ou quando você terminar uma tarefa particularmente cansativa, você pode permitir-se verificar o WhatsApp ou Facebook, comer um lanche, ou ver um vídeo no YouTube.

Às vezes, eu planejo um descanso com o colega de trabalho, onde estamos de acordo para saborear um café juntos, uma vez que é feito com uma tarefa em cada uma das nossas listas. É uma maneira menos direta de manter cada um responsável do que se comprometeu – e uma pausa agradável com um amigo – é muito mais doce.

11) Experimente o “contagem regressiva sem bateria”

Aqui está um truque produtividade acessível do meu colega Gina Soskey , que administra Blog Marketing da HubSpot. Traga o seu laptop com você para um local remoto, sem o seu carregador, e tenha como objetivo executar todas as tarefas da sua lista. Ela funciona: A pressão de um prazo iminente pode fazer maravilhas para mantê-lo focado e trabalhar de forma mais inteligente.

 

** Este post foi traduzido e adapto do site HubSpot: http://blog.hubspot.com/sales/strategies-work-smarter-not-harder

Engenheiro de Computação por formação, Marqueteiro Digital por opção. Mas a minha verdadeira paixão é ajudar empresas e empresários a fazer seus negócios crescerem através do marketing digital, principalmente via pesquisas orgânicas e pesquisas pagas.

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